Vergadertips

    0
    616

    Op scholen wordt vaak veel vergaderd. In dit artikel vind je vergadertips. Hoe vergader je efficiënt en effectief, zodat je daarna weer lekker van je vrije tijd  kunt genieten? 

    Doelgericht vergaderen: 

    • Zorg ervoor dat de vergadering op tijd begint en eindigt. 
    • Stel vast wie er notuleert
    • Formulier het doel van de vergadering en per agendapunt (zie status vergadering)
    • Houd je aan de agenda
    • Stel vast met het team hoe de besluitvorming wordt geregeld (zie besluiten nemen)
    • Iedereen is voorbereidSpreek elkaar aan op ongewenst gedrag 

    Status vergadering of agendapunt:

    Om geen verkeerde verwachtingen te creëren is het goed de status van elk vergaderpunt of agendapunt aan te geven:

    • instructie (informatie krijgen)
    • informatief/discussie (informatie krijgen en geven, geen besluitvorming)
    • brainstorm (samen creatief nadenken en ideeën spuien zonder ze te bekritiseren, geen besluitvorming)
    • besluitvorming (na discussie) 

    Bij besluitvorming moet je de bevoegdheid ook hebben om een besluit te kunnen nemen. M.a.w. is het team bevoegd om (bindende) besluiten te nemen of heeft het team een adviserende rol? 

    Soms kun je een besluit beter uitstellen en laten bezinken tot de volgende bijeenkomst.

    Tijdens een vergadering vindt er discussie over een onderwerp plaats maar ondertussen ook communicatie op relatieniveau. Daarbij gaat het niet om wat er gezegd wordt maar hoe iemand iets zegt. Let daarop.

    Agendaplanning:

    • Geef een globale en reële planning per agendapunt. Zo weet je of er niet te veel op de agenda staat en kan de voorzitter de tijd in de gaten houden. 
    • Zet belangrijke agendapunten altijd hoog op de agenda. 
    • Te lang vergaderen werkt niet. Maximaal 90 minuten of anders een pauze inlassen van 5 tot 10 minuten.

    Zwaar besluit / moeilijk agendapunt:

    Beleg bij een moeilijk te nemen besluit of een zwaar agendapunt liever een apart overleg hiervoor dan dat je het als een van de vele onderwerpen op de agenda zet. Eventueel bereid je dit moeilijke punt eerst voor met een klein groepje.

    Mededelingen:

    Een mededeling is informatie waarover niet gediscussieerd hoeft te worden. Verwacht je dat dit wel gebeurt, dan is het geen mededeling maar een agendapunt dat van tevoren op de agenda moet staan.

    Effectief besluiten nemen = knopen doorhakken:

    • door unanimiteit: iedereen is het er volledig over eens.
    • door een meerderheidsbesluit: de meeste stemmen gelden (de minderheid heeft pech en zal zich niet altijd committeren!)
    • door consensus: overeenstemming na het horen van alle mogelijke besluiten waarvan de voor- en nadelen afgewogen worden. Uiteindelijk neemt het team dat besluit waar iedereen mee kan leven.
    • op basis van autoriteit: de rest moet zich schikken. Alleen doen bij een zeer acute situatie of crisis.
    • door loten: als het team er niet uitkomt en als de kwaliteit van het besluit niet in het geding is. Bijvoorbeeld: “Wie gaat er deze keer naar de ouderavond”.

    Geen besluit is ook een besluit. 

    Leg je besluiten SMART vast. (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden)

    Voorzitter:

    De voorzitter leidt de discussies:

    • zorg dat de rode draad steeds duidelijk blijft
    • luister goed
    • bevorder kruisgesprekken, vermijd tweegesprekken
    • vergroot de betrokkenheid en deelname van iedereen en integreer de bijdragen van alle deelnemers in het geheel
    • vraag om oplossingen en verbeteringen, blijf niet in het probleem en de klacht hangen
    • vraag door
    • vraag naar voorbeelden of geef ze zelf
    • vat de discussie af en toe samen
    • verwijs voorbarige onderwerpen naar een volgend agendapunt: “Daar komen we nog op terug”.
    • kap afdwalingen af
    • kap discussies af die niet op de agenda staan
    • houd het tijdschema in de gaten
    • geef je eigen visie als laatst
    • houd contact met de notulist: laat hem/haar verwoorden wat het besluit is als het voor jou onduidelijk is
    • rem sprekers af en vraag zwijgers naar hun mening

    Teamleden op de achtergrond houden de teamleden op de voorgrond op hun plek en andersom.

    Notulen en notulist:

    • Een notulist heeft veel invloed als hij/zij zijn taak goed oppakt. Je kunt namelijk van alles vragen: Wat moet ik nu opschrijven, mij is het niet duidelijk. Wat hebben we nu precies besloten?
    • Zorg dat iedereen de notulen ruim voor de volgende vergadering heeft zodat ze ze kunnen lezen (48 uur van tevoren).
    • Mocht iemand uitgebreid op de notulen willen terugkomen, dan vooraf aangeven bij de agendamaker. Die bepaalt of het al dan niet weer op de agenda komt. Dit voorkomt dat een agendapunt van de vorige keer stiekem dunnetjes wordt overgedaan.
    • Een besluitenlijst of actielijst voldoet vaak prima. Maak er een vast format voor met achter de besluiten en/of actiepunten een kantlijn en daarachter de naam van het teamlid dat iets moet doen én de deadline.

    Niet functioneel vergadergedrag 

    • andere deelnemers kleineren
    • vijandig gedrag tegen een collega
    • privé-ervaringen vertellen die er niet toe doen
    • afdwalen of in details vervallen
    • ideeën afwijzen zonder er eerst over na te denken
    • op de persoon spelen
    • wedijveren om het beste idee
    • overtroeven
    • klagen
    • het Calimero-effect: het breekbare ei spelen en jezelf klein maken om zo steun te krijgen
    • bij je stokpaardje blijven
    • geintjes blijven maken en niet stoppen
    • luid en/of buitensporig praten
    • ongeïnteresseerd gedrag vertonen
    • dagdromen
    • met anderen over zaken fluisteren, een-tweetjes sluiten
    • atoombom op Lutjebroek: dreigen met gevolgen die niet in verhouding staan tot het onderwerp
    • hardnekkig doorargumenteren

    Blijf niet op dezelfde voordeur bonzen als er niet opengedaan wordt

    Conflictremmers: 

    • gebruik terugkoppeling, geef ik-boodschappen: “Ik zie dat je ….. , ik merk dat ik ….”
    • confronteer de ander met het gedrag dat je stoort en wat dat met jou doet
    • praat voor jezelf. Zeg niet: “Dat zie je verkeerd”, maar “dat zie ik anders”.
    • luister echt en stimuleer anderen naar jou te luisteren
    • stel open vragen
    • bespreek de wederzijdse visies op een onderwerp
    • blijf bij het onderwerp
    • verplaats je in het belang van de ander
    • zoek oplossingen die voor alle partijen redelijk en acceptabel zijn

     Van een efficiënte en effectieve vergadering krijg je positieve energie!