Tips: Waarom heb je tijd te kort?

    0
    1553

    De meeste mensen die in het onderwijs werken, hebben een grote behoefte om anderen te helpen. Waarschijnlijk geldt dit ook voor jou. Als je die eigenschap vervolgens combineert met een vorm van perfectionisme dan heb je een ideale voedingsbodem om altijd bezig te zijn met je werk. Wat vroeg of laat funest is voor je motivatie.

    Als je de dingen graag goed doet, gaat er snel veel tijd in al je activiteiten zitten. Lessen voorbereiden, proefwerken maken, de klas versieren, projecten opzetten, gesprekken met ouders of leerlingen. Als je er aan begint denk je altijd sneller klaar te zijn dan de tijd die er uiteindelijk in een klus gaat zitten. ‘Even’ iets opzoeken op internet mondt zomaar uit in anderhalf uur surfen naar DE perfecte opdracht of foto.

    Zou het niet een heerlijk voornemen zijn om wat meer tijd voor jezelf creëren? En meer werk in minder tijd te kunnen afronden? 

    Een prima methode om dat te doen, is ‘Time-boxen’. Ook als je niet perfectionistisch bent, kan het je helpen. Bijvoorbeeld als je taken op je bord hebt liggen die je niet leuk vindt. 

    Hoe gaat ‘Time-boxen’ (sorry voor deze Engels term, maar een echt goed Nederlandstalig alternatief kan ik niet bedenken) in zijn werk?

    Tip 1: In feite komt het er op neer dat je jezelf een beperkte tijd geeft om een taak te voltooien. En dan niet zo maar een beperkte tijd, maar echt een tamelijk krappe hoeveelheid tijd. Zodat je gedwongen bent om snel, efficiënt en niet perfectionistisch te werken. Bijvoorbeeld:

    • Voor het zoeken van leuke plaatjes voor in een presentatie of een les voorbereiding geef je jezelf maximaal 15 minuten. Uiteraard heb je binnen 15 minuten het perfecte plaatje niet gevonden. Maar wat je wel vindt, voldoet ook. Het perfecte plaatje vinden is ongetwijfeld mogelijk maar kost je misschien wel anderhalf uur extra googlen.
    • Voor het voorbereiden van een les bepaal je een maximum van bijvoorbeeld een uur – of een half uur als je durft ;-)! Dit noodzaakt je om zeer kort en snel de structuur van de les te noteren, de invulling beknopt uit te werken en eventueel oefenmateriaal efficiënt in elkaar te zetten.
    • Het voorbereiden van een vergadering beperk je tot X minuten. Dit dwingt je de hoofdlijnen uit de vergaderstukken snel tot je te nemen en je te beperken tot die onderdelen van de vergadering die voor jou van belang zijn of waar jij expliciet verstand van hebt.
    • Gesprekken met ouders beperk je tot Y minuten. Kies een tijdsduur die je eigenlijk te kort vindt. Vertel de ouders aan het begin van het gesprek hoe lang jullie hebben om een en ander te bespreken. Geef halverwege het gesprek aan hoe lang jullie nog hebben voor de rest van het gesprek. Dit helpt jou (en de ouders) om je te beperken tot de hoofdlijnen. Waardoor het gesprek korter is EN meer concrete resultaten oplevert.

    Time-boxen kan je ook helpen bij taken of activiteiten die je niet leuk vindt om te doen maar waar je niet onderuit kunt komen. Door jezelf te beloven dat je er slechts een beperkte tijd aan hoeft te werken, maak je de drempel om aan de taak te beginnen minder hoog! 

    Bij welke taken of bij welk soort activiteiten wordt Time-boxing jouw werkwijze voor het nieuwe schooljaar?

    Tip 2: Breng je werkdruk in kaart 

    Het kan je enorm helpen bij het effectiever omgaan met je werkdruk om je werkdruk goed in kaart te brengen. Dit kun je doen door het maken van een werkdrukgrafiek.

    Hoe gaat dat mij helpen?

    Een grafiek maakt zichtbaar wat nu vooral een intuïtief gevoel is. Door het maken van een werkdrukgrafiek krijg je een beter beeld van de momenten waarop je heel veel werk hebt. Het maakt inzichtelijk of er in jouw werk sprake is van een piekbelasting of voortdurend te veel werk. Dit kan je helpen om je werk anders te plannen of met iedere leidinggevende te zoeken naar andere oplossingen voor het verlagen van je werkdruk. Het maken van een dergelijke grafiek kost je niet meer dan ongeveer 20 minuten tijd.

    Hoe doe ik het?

    Teken op een vel papier twee assen. Langs de verticale as komt je werkdruk te staan, die je kunt scoren van 1 tot en met 10. Langs de horizontale as noteer je de weken van het jaar, inclusief de vakantieweken. Vervolgens bepaal je de gemiddelde, gevoelsmatige werkdruk per week. Die werkdruk druk je uit in een cijfer van één tot 10 die je vervolgens noteert in de grafiek. Hierbij is het handig om het jaarrooster of je agenda van het vorige schooljaar er naast te leggen.

    Interpretatie van je grafiek

    Na het tekenen van de grafiek komt het belangrijkste onderdeel van deze oefening: het interpreteren van wat de grafiek je vertelt. Wat zie je?  

    • Zijn er grote pieken & grote dalen zichtbaar over het schooljaar heen?
    • Compenseren die elkaar waardoor je vanaf nu met meer acceptatie de overvolle weken kunt doorstaan?
    • Zie je mogelijkheden voor spreiding van werkzaamheden?
    • Of is de werkdruk het hele jaar constant en heb je hulp nodig om je werkdruk structureel te verlagen?
    • Wie kan je daarbij helpen?

    Veel succes met het in kaart brengen van je werkdruk!

    Tip 3: Hoe effectief werk je?

    Een belangrijk element bij een te hoge werkdruk is de mate waarin je je tijd effectief gebruikt. Die effectiviteit verdwijnt vaak als je teveel onder druk staat. Daarom nog deze tip:

    Analyseer waar je je tijd mee vult

    • Hoe vaak en hoe lang zit jij bijvoorbeeld nutteloos voor de tv? En knap je daar echt van op? Gebruik je de tv om te ontspannen of om te ontsnappen?
    • Of ben jij geen tv kijker maar vlucht je achter de computer? Hoeveel tijd ben je kwijt met surfen op het Internet of het doen van spelletjes? Levert dit je op wat je op dit moment nodig hebt?
    • Of ben je misschien alleen maar aan het werk?
    • Hoeveel tijd besteed je aan klagen over je werkomstandigheden in plaats van aan werken zelf?

    Wat is jouw bijdrage aan je hoge werkdruk? Wordt je werkdruk echt alleen veroorzaakt door factoren buiten jezelf. Of heb ook jij een rol hierin? In hoeverre kun je door een andere werkwijze, time-management of een andere perceptie van de dingen jezelf helpen minder werkdruk te ervaren?